Tanto las grandes empresas, como las pymes y los autónomos, deben cumplir con ciertas normativas contables. En Audilex te explicamos todo lo que tienes que saber para estar al día con tus obligaciones y evitarte una sorpresa.
CUALES SON LAS OBLIGACIONES CONTABLES QUE DEBE CUMPLIR TU EMPRESA
El Plan General Contable y el Código de Comercio obligan a todo propietario de un negocio a llevar la contabilidad de acuerdo con ciertas normas, a fin de controlar la actividad de la empresa e informar a las autoridades competentes.
Estas obligaciones también llevar unos libros contables, el libro diario y el libro de inventarios y cuentas, y difieren según el tamaño y la situación fiscal de cada empresa.
De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio, toda empresa debe llevar su contabilidad de manera que pueda realizar un seguimiento cronológico de toda su actividad económica (ventas, compras, gastos, etc).
A su vez, la empresa deberá realizar balances e inventarios de forma periódica.
Por estos motivos, el Código de Comercio establece que dicha contabilidad se debe llevar a cabo de manera ordenada, ya sea por el mismo empresario o bien por personas autorizadas para realizarla.
Por otra parte, es obligatorio guardar la documentación contable del negocio. Y en caso de producirse el cierre, dicha información deberá ser guardada durante los seis años siguientes al último asiento realizado. Ten presente que no cumplir con estas obligaciones puede ser motivo de sanción por parte de Hacienda.
LOS LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS
Para llevar a cabo una contabilidad ordenada, las empresas están obligadas a tener libros contables. En este marco, el libro diario y el libro de inventario y cuentas anuales son los dos libros contables obligatorios más importantes.
- El libro diario
Es el registro contable en el que se anotarán los importes de todas las operaciones que realice tu empresa diariamente. Esto significa que toda la actividad quedará registrada en forma cronológica a través de asientos contables según se vayan realizando a lo largo del día.
Si has recogidos estas operaciones en otros documentos, podrás actualizar el libro diario cada varios días, semanas o mensualmente. Sin embargo, no es aconsejable, ya que puede que te olvides alguna operación diaria y esto podría ocasionar una sanción.
Los datos que debes incluir en cada anotación son: la fecha de la operación, las cuentas, el total de la operación y a qué refiere la operación. Recuerda que el libro diario debe estar sellado por el Registro Mercantil para que sea válido.
- Libro de inventario y cuentas anuales
Son las obligaciones contables con las que se deberá cumplir anualmente y que deben ser realizadas el último día del ejercicio económico de la empresa. El inventario consiste en un detalle de los bienes de tu empresa.
En este se deberá llevar un registro de las mercancías, materias primas y productos existentes, de manera que se pueda identificar cada unidad, producto y tipo de mercancía. Dichos productos tendrán que ser catalogados en función de si son materias primas, si fueron adquiridos, producidos, si están en proceso o terminado, si han sido enajenados, o van a ser donados o destruidos.
También deberás incluir la fecha en la que se adquirieron y en la que se les dio salida. A su vez, al inicio y al final de cada mes, así como en el cierre del ejercicio fiscal se deberá contabilizar el inventario y apuntar el aumento o la reducción respecto al anterior período.
Por otro lado, las cuentas anuales incluyen lo siguiente:
- Balance: consiste en un balance de la situación de la empresa en el que se incluyen el activo (conjunto de bienes, derechos y recursos), el pasivo (obligaciones y deudas) y el patrimonio neto (fondos propios).
- Cuenta de pérdidas y ganancias: ingresos y gastos durante el ejercicio anual de la empresa.
- Estado de cambio en el patrimonio neto: aquí se especifican las modificaciones en el patrimonio neto, así como el motivo de esos cambios.
- Estado de flujo de efectivo: donde se registra el origen y el uso que se le da al dinero de la empresa.
- Memoria: a través de la cual se amplía y se detalla el contenido del resto de documentos.
Recuerda que la empresa también está obligada a incluir el informe de gestión que dé a conocer la situación y evolución de la misma y los principales riesgos a los que se enfrenta como también el balance de sumas y saldos.
Si quieres llevar tus obligaciones contables de acuerdo con la normativa vigente, en Audilex somos un equipo de profesionales dispuestos a ayudarte.
